こんにちは、Jeannieです。
今日は、良書『コンサル一年目が学ぶこと』の中から相手に伝わりやすい伝え方をご紹介します。
話していて「この人賢いな～」と思う人って伝え方が本当に上手ですよね。
この本を読んでみて、賢い人はみんなやっているなーと思う共通点がありました。
相手に何かを伝えることが苦手な方や説明が回りくどくなる方は是非参考にしてみてください。
賢い人はみんな帰納的な伝え方をしている
賢い人がやっている伝え方の共通点。それは『帰納的な伝え方』をしているということです。
どういうことか？
まず、伝え方には『演繹的な伝え方』と『帰納的な伝え方』の2種類があります。
演繹的な伝え方
演繹的な伝え方は物事を順番に話していく伝え方です。
たとえば、仕事で今日の作業進捗を報告する場合、
- 今日は資料を作成していました。
- 途中まではつまづくこともなく順調に進んでいました。
- しかし、○○の部分の図を作成するところで時間がかかってしまいました。
- なので、進捗としてはやや遅れています。
みたいな感じです。
小学校では起承転結を大事に教えられますので、日本人にはなじみ深い伝え方です。
前提から話し始めて、徐々に結論へと展開していくのが特徴です。
帰納的な伝え方
一方、帰納的な伝え方は結論を先に話していく伝え方です。
先ほどの作業報告を帰納的に行うと、
- 今日の作業進捗はやや遅れています。
- 理由は、○○の部分の図を作成するところで時間がかかってしまったからです。
- 前半は順調に進んでいましたが、後半で想定よりも時間がかかっています。
- したがって、全体的な進捗としてはやや遅れとなります。
みたいな感じです。
まずは、結論を先に話してその後に詳細を話していく伝え方です。
帰納的な伝え方のメリット
賢い人がやっている伝え方は『帰納的な伝え方』です。
『帰納的な伝え方』をすることで要点が明確になり、簡潔に相手に伝えることができるので、結果的に賢い人になるのです。
『帰納的な伝え方』は結論が先にくるので、伝えられる側としても聞きやすく、伝えたいことが正確に伝わります。
帰納的な伝え方のテンプレート『PREP法』
帰納的な伝え方の有名なテンプレートとして『PREP法』があります。
P = Point（結論）
R = Reason（理由）
E = Example（具体例）
P = Point（結論の繰り返し）
先ほど例であげた帰納的な伝え方もこのテンプレートに沿って書いています。
- 今日の作業進捗はやや遅れています。（結論）
- 理由は、○○の部分の図を作成するところで時間がかかってしまったからです。（理由）
- 前半は順調に進んでいましたが、後半で想定よりも時間がかかっています。（具体例）
- したがって、全体的な進捗としてはやや遅れとなります。（結論の繰り返し）
メールやチャットの報告であっても、口頭での会話であってもこのPREP法を常に意識することで、相手に伝わりやすい話し方をすることができます。
日本人である以上、思いついたことを順番に話していくと、自然と演繹的な伝え方になってしまう人が多いので、常にPREP法を意識して体に染みつかせていくことが大切です。
適切な伝え方を選択する
とはいえ、全部が全部帰納的な伝え方をしていると不都合が生じる場合があります。
それはエピソードトークなど、笑いを交える会話の場合です。
このような会話で帰納的な話し方をすると、オチを先に伝えることになるので話が面白くなりません。
こういうケースでは論理的な説明よりも、起承転結を意識した構成の方が話に深みが出ますので、時と場合に応じた伝え方を選択するようにしましょう。
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